Le secrétariat

Espace : Administration. Rôle : secretaire.

Le secrétariat tient la scolarité au quotidien. Il n'accède ni à la paie, ni aux rémunérations, ni aux comptes, ni à l'offre.

2.1 Accueillir un élève

1. Élèves → Nouvel élève : assistant en trois étapes — identité, famille, classe. La famille et la classe sont facultatives ; une étape à moitié remplie demande ce qui manque.
2. Le matricule est attribué par le système (format réglé par la direction).
3. Si une classe est choisie, l'élève est inscrit et sa facture est établie automatiquement, d'après le barème de l'année.
4. Pour un élève déjà saisi : sur sa fiche, onglet Inscriptions → inscrire dans une classe (l'année se lit sur la classe).

Un élève sans classe n'apparaît sur aucune liste d'appel, n'a pas de facture et ne compte pas au quota : le filtre « Sans classe » de la liste sert à les retrouver.

2.2 Le dossier de l'élève

La fiche s'ouvre sur un bandeau (photo, matricule, classe, naissance, statut, responsable, téléphone, reste à payer, absences). Le secrétariat y gère :

• Parents — ajout (un parent déjà connu est retrouvé, jamais recréé), modification, retrait du dossier sans suppression.
• Pièces du dossier — acte de naissance, relevés, certificat de radiation, déposés sur un disque privé.
• Santé — visible du secrétariat (avec direction et surveillance), jamais de la comptabilité.
• Internat — consultation de l'affectation et des visites d'infirmerie.
• Accès au portail — ouvrir ou fermer l'accès d'un tuteur ou d'un enseignant depuis sa fiche.

2.3 Reprise de l'existant et passage d'année

• Reprise de l'existant : déposer le fichier d'une classe (CSV ou Excel). L'écran montre ce qui serait créé avant d'écrire quoi que ce soit : colonnes reconnues, lignes retenues, lignes refusées et leur motif. Une case par élève. Un modèle de fichier est téléchargeable.
• Passage d'année : propose la classe d'accueil d'après la décision du conseil ; tout reste modifiable ligne à ligne. Les lignes laissées de côté sont annoncées. Ni bourse ni remise ne sont reportées.

2.4 Assiduité

Vie de classe → Absences : le secrétariat consulte et justifie (à l'unité ou par lot). Une absence n'est jamais créée ici : elle naît de l'appel. La justification est horodatée et signée ; un motif déjà saisi n'est pas écrasé par un lot.

2.5 Résultats et documents

• Évaluations et notes : saisie possible pour toute l'école.
• Bulletins : consultation, impression par classe, aperçu du modèle.
• Documents : certificat de scolarité et attestation d'inscription (avec QR de vérification), liste d'appel imprimable, état des impayés par classe, état des effectifs, carte scolaire, emploi du temps en PDF.

2.6 Caisse et communication

• Caisse : le secrétariat peut encaisser au guichet, consulter les encaissements, rééditer un reçu (portant alors DUPLICATA) et tirer les rapports d'encaissement. Il ne gère ni les tarifs, ni les comptes de paiement, ni la facture normalisée, ni la comptabilité (réservés à la direction et à la comptabilité).
• Messages : boîte d'envoi — voir ce qui est parti, quand, sur quel numéro, avec le motif d'un échec ; renvoi manuel ; écrire un message à toutes les familles, à certaines classes, aux familles en retard…, avec personnalisation ({eleve}, {classe}, {reste}, {echeance}, {parent}, {nom}, {ecole}).

2.7 Ce que le secrétariat ne fait pas

Paie et congés du personnel, comptes d'administration, offre et abonnement, configuration de l'établissement, connexions techniques, tarifs et frais.