La comptabilité

Espace : Administration. Rôle : comptable.

La comptabilité tient l'argent : prix, factures, encaissements et — selon l'offre — comptabilité générale, paie et analyses.

3.1 La chaîne de l'argent

Le menu suit l'ordre des choses :

1. Réglages financiers (mise en service) — Tarifs et frais (le catalogue, découpable en tranches), Comptes de paiement (comptes marchands de l'école), Facture normalisée.
2. Factures des élèves — ce que doit chaque élève. Une facture naît de l'inscription, jamais d'un formulaire. Facturer un frais ponctuel (sortie, journée culturelle) : une facture par élève concerné, un élève jamais facturé deux fois pour le même frais.
3. Caisse — le guichet : rechercher l'élève, encaisser (espèces, chèque, virement, carte, Mobile Money).
4. Encaissements — le journal de caisse, avec total sur la période filtrée, annulation (qui contre-passe), reçu, et Rapports d'encaissement (par période, caissier, mode, type de frais).

3.2 Règles de caisse à connaître

• Les montants sont des entiers, dans la plus petite unité de la devise (le franc CFA n'a pas de subdivision).
• Aucun versement ne dépasse le solde de la facture.
• Le reste à payer d'un reçu est celui du jour du paiement, jamais celui d'aujourd'hui.
• Le premier tirage d'un reçu est l'original ; les suivants portent DUPLICATA.
• Un encaissement annulé se contre-passe : il reste visible, annoncé comme annulé, sur la page de vérification publique.
• L'échéancier : la scolarité se paie par tranches ; la prochaine échéance non couverte s'affiche sur la facture.

3.3 Paiement en ligne (offre Premium ou option)

Chaque école encaisse sur son propre compte marchand (FedaPay, CinetPay, PayDunya, pawaPay) : la plateforme n'est pas intermédiaire. Écran Paiement en ligne : saisir les clés, vérifier la connexion, activer. Un paiement n'est valide que sur notification signée de l'agrégateur, ou par rapprochement automatique toutes les dix minutes — jamais sur le simple retour du navigateur.

3.4 Facture normalisée (Premium, selon le pays)

Le régime tient au pays de l'établissement : e-MCF de la DGI au Bénin, FNE en Côte d'Ivoire. L'émission se fait au moment de l'encaissement ; si l'administration ne répond pas, l'encaissement n'échoue jamais : la facture reste en attente et est reprise automatiquement. Annuler un encaissement émet un avoir.

3.5 Comptabilité générale (Premium et Enterprise)

Norme SYSCOHADA, deux régimes : système normal (partie double) ou Système Minimal de Trésorerie. Le régime se choisit à l'activation et se verrouille dès la première écriture. Les écritures de créance et de règlement sont posées automatiquement ; la liste du plan comptable porte la balance générale, et chaque compte a son grand livre. Les états financiers officiels (bilan, compte de résultat) et les écritures manuelles ne sont pas construits (voir limites).

3.6 Ressources humaines (Premium et Enterprise)

Registre du personnel, congés, bulletins de paie (alignés sur le barème béninois). Réservé à la direction et à la comptabilité : le secrétariat ne voit ni salaires ni arrêts maladie. Le bulletin de paie est un instantané figé une fois validé.

3.7 Analyses (option BI, Premium et Enterprise)

Tendances (encaissements et absences sur une période libre), Comparaisons (par classe et par période scolaire, annuelle) et Export (CSV ou XLSX).

3.8 Ce que la comptabilité ne fait pas

Gérer les comptes d'administration, saisir les notes ou l'appel, modifier les dossiers d'élèves (elle les consulte), publier des bulletins.